Rekomendasi untuk menulis dokumen ISO9001-2008 sistem kualitas Anda

Jika Anda membaca ini, kemungkinan Anda sudah berpikir tentang menulis dokumentasi sistem mutu perusahaan Anda. Hal ini termasuk manual mutu, prosedur, mungkin beberapa bentuk, dan mungkin beberapa instruksi kerja.
Dalam ISO9001-2008, sebuah manual mutu didokumentasikan dan prosedur terdokumentasi yang diperlukan. Ada prosedur kualitas 6 yang diperlukan di bawah ISO9001-2008, tapi semua orang berakhir dengan lebih dari 6. The 6 prosedur yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: Pengendalian bahan yang tidak sesuai, audit internal, pengawasan dokumen, pengendalian catatan, tindakan korektif, dan tindakan pencegahan. Anda akan sangat mungkin ingin menulis beberapa prosedur yang lebih untuk organisasi Anda. Prosedur seperti bagaimana mengeluarkan order pembelian, bagaimana proses order penjualan, inspeksi penerimaan, pengiriman inspeksi, dll, semuanya sangat umum digunakan.

Sekarang jangan overthinking ini. Ini tidak berarti bahwa Anda harus memiliki manual 50 halaman. Masing-masing prosedur dapat ditulis dalam paragraf atau 2 kalau itu semua yang perlu Anda cukup menggambarkan bagaimana Anda melakukannya. Saya biasanya ingin tetap setiap prosedur hingga tinggal 1 atau 2 halaman, maksimal. Kecuali mereka sangat rumit, kebanyakan prosedur terdokumentasi dapat ditulis dalam 1 page.
Manual mutu Anda juga bisa sangat sederhana. Ini bisa menjadi masalah 3 atau 4 halaman. Setiap paragraf bisa mengatakan sesuatu seperti "Kami melaksanakan audit internal berkala. Prosedur audit internal adalah responsbility Manajer Kualitas. Lihat jumlah prosedur 8 untuk bagaimana kita melakukan audit internal. "
Anda tidak perlu harus memiliki prosedur terdokumentasi untuk semua yang Anda lakukan. Misalnya, dalam ISO9001-2008 itu adalah persyaratan bahwa Anda mengevaluasi dan menyetujui vendor. Anda mungkin akan sangat berguna untuk memiliki prosedur terdokumentasi tentang cara ini dilakukan, tapi itu bukan keharusan. Jika organisasi Anda sangat kecil, dan proses evaluasi vendor dapat ditanggung oleh pelatihan, Anda mungkin tidak perlu untuk mendokumentasikan proses ini. Tentu saja Anda sebaiknya siap untuk membela diri selama pihak ketiga audit Anda. Tetapi jika Anda cerdas dapat menggambarkan proses untuk auditor, dan Anda punya catatan untuk membuktikan bahwa Anda sesuai dengan standar ISO9001, maka Anda tidak perlu prosedur yang terdokumentasi.